A importância do Pipeline/Funil de Vendas para analise dos KPIs (Indicadores de Performance)!

Mesmo após estudo, analise, testes, piloto e definição dos indicadores, é muito importante a avaliação constante a cerca de sua eficácia.

Cito como exemplo os KPIs de vendas, que podem ser os seguintes:

Metas:

ð     Quantidade de ligações feitas, com foco em vendas;

ð     Quantidade de ligações recebidas, com foco em vendas;

ð     Quantidade de propostas emitidas;

ð     Vendas acumuladas / Meta acumulada.

P.S. : As metas devem ser diárias, bem como os indicadores avaliados pelo gestor comercial diariamente!

Imaginemos o seguinte cenário:

´´ As metas de ligações efetuadas, recebidas e propostas emitidas está em 100% ou mais, em contra partida, a de vendas bem abaixo´´.

Este cenário requer uma analise minuciosa do gestor comercial, para identificar eventuais ações corretivas, tais como:

ð     Verificar se os números fornecidos pelo vendedor estão corretos (quantidade de ligações feitas, recebidas e propostas emitidas);

ð     Verificar se o vendedor compreendeu corretamente os critérios para preenchimento de cada indicador;

ð     Analisar a produção do dia e confrontar com o número apresentado ao término do mesmo..., existe coerência? (Existem números fabricados?)

Importante: Estes números ´´fabricados´´ podem se dar pelo medo do vendedor em perder seu emprego, perder a carteira de clientes, uma determinada região, linha de produtos, etc...

ð     Analisar a quantidade e qualidade das propostas emitidas, levando em conta:

     Quem são os clientes? Qual prazo para fechamento? Qual a probabilidade de sucesso (%)? Qual o ticket médio?

ð     É fundamental que o gestor seja cirúrgico e pontual nesta analise. A ´´ conta ´´ quantidade de propostas X prazo para conclusão X probabilidade de sucesso (%) X ticket médio X meta tem de ´´ bater ´´.

Vejam este exemplo prático:

• Meta de ligações diárias (feitas) = 400    –     Realizado = 420 (10 dias úteis – 105% do objetivo)
• Meta de ligações diárias (recebidas) = 400 – Realizado = 440 (10 dias úteis – 110% do objetivo)
• Meta de propostas emitidas = 200        –        Realizado = 230 (10 dias úteis – 115% do objetivo)
• Meta de vendas acumulada = 200.000    -      Realizado = 100.000 (10 dias úteis – 50% do objetivo)

Por que, dos 4 KPIs, 03 estão acima do objetivo e, o principal (VENDAS) está abaixo??

Esta é a pergunta que o gestor comercial deve responder!

Como?

Analisando diariamente o desempenho dos seus comandados, garantindo que os números informados para a formação dos KPIs sejam fidedignos, além de garantir que as metas dos KPIs são coerentes.

Uma forma de analisar a coerência das metas é a seguinte:

1)     Ligações feitas e recebidas: acompanhar, sentar do lado dos vendedores para checar se são reais;

2)     Propostas emitidas: Somente validar propostas que sejam registradas no sistema, como por exemplo gerando um lead (oportunidade de negócio), a ser administrada pelo vendedor, também por um time de assistentes, não subordinados ao vendedor e gerenciada pelo gestor comercial;

3)     Propostas emitidas X Meta de vendas: analisar o prazo de fechamento, probabilidade das chances e ticket médio, como no exemplo:

3.1) Meta mensal =                       400.000

3.2) Vendas acumuladas =           100.000 (10 dias úteis = 50% do objetivo)

3.3) Quantidade de propostas em andamento, com previsão de fechamento dentro do mês =                            150        

3.4) Probabilidade de sucesso =    50%

3.5) Ticket médio = 3.000

Resumo:

Quantidade de propostas até o final do mês = 150 * 3.000 (ticket médio) - 50% (probabilidade de sucesso) = 225.000, que somados aos 100.000 já vendidos, projeta um resultado para este vendedor de 325.000.

Importante: É muito difícil as projeções serem feitas com 100% de acerto, logo, a chance deste resultado ficar abaixo de 325.000 é considerável.

Como a meta do mesmo é 400.000, o gestor de vendas precisa agir para aumentar a quantidade de propostas, o percentual de probabilidade de sucesso ou o ticket médio das mesmas.

P.S. Se melhorar as três várias, excelente/plenitude!!

Todavia, o gestor pode, após acompanhar o vendedor, estudar sua carteira de oportunidades (leads), chegar a conclusão que a meta não está condizente com o perfil de clientes que este(vendedor) atende, tendo então que rever a mesma (meta).

Em suma: O gestor comercial precisa, constantemente, debruçar sobre as atividades/produção dos seus comandados, checar suas metas e analisar se as mesmas são atingíveis, necessitando apenas de ajustes ou, se não são (atingíveis), necessitando de revisão.

Nota: Esta revisão, caso diminua o valor da meta, sempre deve ser validada pela diretoria da empresa, uma vez que, pode comprometer o Budget.

Para finalizar: A gestão do Pipeline/Funil de Vendas é uma grande ferramenta para o gestor comercial avaliar seus indicadores de performance (KPIs).

                       Através dela (gestão do pipeline) é possível o gestor obter elementos que contribuam de forma significativa para tomada de decisões importantes.

Foque no Pipeline, sempre!

Além de reunir seus gerentes de negócios com frequência, sugiro uma vez por semana, onde deve ser analisado a quantidade de leads (oportunidade de negócios) na carteira, levando em conta a abertura no sistema (quanto mais ´´ novo ´´, melhor), previsão de conclusão (quanto mais próximo, melhor), probabilidade de sucesso (quanto maior, melhor), produto  e valor, alguns pontos, as vezes menos ´´ badalados ´´, devem ser valorizados.

Estes são:

Leads concluídos como ´´ venda perdida ´´: É importante saber o motivo, que pode ser: preço, prazo de entrega, características do produto, proximidade do cliente com o concorrente, falta de conhecimento do gerente de negócios sobre o produto ofertado, etc...

Leads inseridos na semana: Reforço a importância de reuniões semanais com os gerentes de negócios, para manter sempre atualizados os leads.

Deste modo, é importante analisar a produção da semana anterior para esta. Quantos leads foram inseridos? Qual ticket médio? Quais produtos envolvidos? Quais probabilidades de sucesso?  

Ciclo de vendas: Vale ressaltar que, existem variações, em especial nas vendas de serviço, mas em média, o ciclo de vendas de produtos/projetos, gira em torno de 30 dias.

Com isto, ´´ mastigue ´´ os números para entender qual seu ciclo de vendas e, coloque foco nos leads inseridos no período equivalente.

Produto envolvido: Além de dar ênfase ao ciclo de vendas, coloque os holofotes sobre os produtos envolvidos. Despenda energia nos produtos de maior margem de contribuição e lucratividade.

Em suma, não se prenda apenas aos modelos de pipeline dos livros ou artigos, como este. Os leve, sempre, em consideração, mas estude as características da sua empresa, entenda as peculiaridades do seu mercado e some agregue conhecimentos.

Certamente esta somatória o fará refletir sempre, ajustar o foco e aumentar as vendas, com maior margem de contribuição e lucro.